Privacy Policy

Atletiek-, hardloop- en wandelsportvereniging Atletiekvereniging Lopersgroep Deurne, AV-LGD, hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens en welke maatregelen zijn genomen om te voldoen aan de wetgeving op het gebied van de privacyregels.

AV-LGD houdt persoonsgegevens bij van leden, ouders van leden en van andere betrokkenen. Persoonsgegevens horen bij een persoon; voorbeelden zijn een telefoonnummer, adres, leeftijd. AV-LGD heeft de gegevens nodig om de vereniging te kunnen besturen, de administratie te kunnen voeren en om de betrokkenen van de nodige informatie te kunnen voorzien. Het opslaan, gebruiken, aanpassen en delen van gegevens heet “gegevensverwerking”. AV-LGD moet zich daarbij houden aan wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.  AV-LGD moet zich houden aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).  Dit brengt met zich mee dat AV-LGD en de mensen die namens AV-LGD actief zijn:

  • Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en je rechten respecteren.
  • Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
  • Verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen die door de Atletiekunie en de kWb/n zijn geadviseerd, zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens voldoet aan de geldende normen;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

Als atletiek- en wandelsportvereniging AV-LGD zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door  Atletiekvereniging AV-LGD verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

  • Voor registratie als lid en hieraan gekoppelde verplichtingen zoals innen contributie;
  • Voor het aanmelden als lid bij de Atletiekunie via Sportlink of als lid van de kWb/n;
  • Voor het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
  • Voor het meedoen aan activiteiten georganiseerd door de AV-LGD, kWb/n en/of Atletiekunie.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Het aangaan van een lidmaatschap met de vereniging en de Atletiekunie en/of de kWb/n

Voor de bovenstaande doelstellingen kan de Atletiekvereniging AV-LGD de volgende persoonsgegevens van je vragen:

  • Achternaam
  • Voorletters
  • Roepnaam
  • Adres
  • Postcode
  • Woonplaats
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Geslacht
  • Telefoon (vast en/of mobiel)
  • E-mailadres
  • Tak van sport (hardlopen, (jeugd)atletiek, wandelen)
  • Wedstrijdlicentie
  • Bankgegevens voor het (automatisch) incasseren van de verenigingscontributie, wedstrijdlicenties en contributie van de Atletiekunie en/of de kWb/n.
  • Gegevens, die je hebt verstrekt, omtrent vrijwilligersfuncties die je t.b.v. de vereniging verricht of zou willen verrichten.

Jouw persoonsgegevens worden door de AV-LGD opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Deze gegevens worden beheerd door de ledenadministrateur en zijn alleen door de ledenadministrateur, penningmeester, secretaris en voorzitter van de vereniging in te zien. Daarnaast zijn deze gegevens bekend bij de Atletiekunie en/of de kWb/n. Een deel van deze gegevens kan verstrekt worden aan trainers of organisatoren van evenementen voor communicatiedoeleinden.

Aan iedere trainer wordt op papier een ledenlijst verstrekt met een beperkt aantal persoonsgegevens, zijnde Naam, Telefoonnummer, en E-mailadres.

Op verzoek van ouders/voogd van jeugdleden kunnen trainers bijzondere omstandigheden van een jeugdlid vastleggen waar tijdens een training of wedstrijd rekening mee gehouden dient te worden. Deze bijzonderheden worden niet vastgelegd in het ledenbestand van AV-LGD.

Regels voor de website en social media

Op social media (Facebook, Instagram, etc) en de website av-lgd.nl worden ter promotie van de Atletiekvereniging AV-LGD regelmatig foto’s geplaatst. Indien personen zich herkennen op de foto en hier bezwaar tegen hebben kunnen zij dit kenbaar maken. Men kan een e-mail sturen naar info@av-lgd.nl  met het verzoek om deze te laten verwijderen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de (financiële) administratie;
  • Het registeren als lid van de Atletiekunie en/of de kWb/n
  • Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. We zullen gegevens nooit zonder toestemming vooraf delen voor commerciële doeleinden.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

AV-LGD bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van jou te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens AV-LGD van jouw gegevens kennis kunnen nemen, moeten zich houden aan de wettelijke regels.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze bestuursleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Als iemand een kwetsbaarheid in onze systemen ontdekt, dan verzoeken we om die aan ons door te geven, zodat we de veiligheid en betrouwbaarheid van onze systemen kunnen verbeteren.

Rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van jou ontvangen hebben. Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij je persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken. 

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.  Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als je naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact op met één van de bestuursleden of stuur je vraag naar info@AV-LGD.nl.

Contactgegevens

Atletiekvereniging LopersGroep Deurne AV-LGD
Bezoekadres:
Vloeieindsedreef 13
5753 SM  Deurne
info@av-lgd.nl